برنامج الأرشفة الإلكترونية :

 الأرشفة الإلكترونية أو الأرشفة الآلية أو نظم إدارة الوثائق هي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات

 الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. وبشكل عام تعتبر وظائف

 الحفظ والبحث عن الوثائق واسترجاعها هي الهدف الأساسي

 من إستخدام نظام الأرشيف حيث تتطلب طبيعة عمل بعض الجهات والمؤسسات والمنظمات ضرورة استرجاع بيانات

 وصور الوثائق بصورة متكررة ومكثفة وبسرعة فائقة. ومن أجل ذلك يقوم نظام الأرشيف الإلكتروني بإتاحة الفرصة

 لاسترجاع الوثيقة بعدد وافر من طرق البحث،

حيث يمكن استرجاعها بمعرفة أي بيان من بياناتها

 مثل (رقمها، تاريخها، إحدى كلمات الموضوع،الملف المسجل به، أحد الكلمات الدليلية، أحد الأسماء الواردة

 به، الجهة المرسل إليها أو الوارد منها..الخ) ومن ثم عرضها مع كامل بياناتها على الشاشة، وبمجرد عرض بيانات الوثيقة

 يمكن إجراء أي عملية أخرى مثل الطباعة أو الإرسال لهيئة أخرى أو مستخدم آخر داخل المؤسسة

ثانياً: مزايا الأرشفة الإلكترونية:
  • توفير الحيز المكاني.
  • ربط أجزاء المؤسسة مهما تباعدت.
  • سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية.
  • مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعة تطورها داخل المؤسسة (Workflow).
  • تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونياً (بالرقم، بالموضوع، إسم المرسل أو المرسل إليه، كلمات مفتاحية للوثيقة، التاريخ ...الخ).
  • السرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين.

مميزات نظامنا

  • يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو في شكل صور فيديو اوصوت .
  • تمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين.
  • يمكن بإستخدام هذا النظام لأرشفة المستندات، الصحف، الصور، الرسومات...الخ.
  • يمكن البحث عن المعلومات بإستخدام الحقول المختلفة 
  • كما يمكن البحث من خلال تاريخ معين أو تواريخ مختلفة أو خلال فترة معين مثل الأسبوع السابق.
  • يستطيع النظام البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد
  • كما يمكن البحث عن الصور والرسومات